ניהול אירוע מוצלח כרוך בהרבה תכנון, מסירות ועבודה קשה. אירוע מסוג זה יכול גם להוציא נתח גדול מהתקציב שלך. לכן, חשוב להבטיח שניהול אירוע הוא באמת השימוש הטוב ביותר במשאבים ובכספים שלך. אם זה המקרה, אז אתה צריך לעשות כל מה שאתה יכול כדי לוודא שהאירוע מוצלח ושתקבל תשואה טובה על ההשקעה שלך.
אירועים נהדרים מתחילים עם הסוף בראש ואסטרטגיה שמתווה דרך להצלחה. כאשר אתה מתחיל לראשונה לארגן את האירוע, זה עוזר לשבת ולעשות חשבון נפש של מה שאתה צריך להשיג. להלן חמישה טיפים שיכולים לעזור לך למקד את מחשבותיך ולהשיג את התוצאות שאתה מחפש.
דע מה אתה רוצה להשיג
יהיו לך סיבות לרצות לקיים אירוע. הסיבות הללו צריכות להיות המוקד של תכנון האירוע שלך. לדוגמה, אם המטרה שלך היא לבצע תרומה באזור הצפון יכול להיות שתצטרך ציוד הגברה בצפון או אולי תרצה למשוך השקעות חדשות עבור העסק שלך, אתה צריך להתמקד במידע על המותג שלך ועל ה-USP שלך. אתה גם צריך לבחור מקום שמעניק גישה מקצועית.
מצד שני, אם האירוע מכוון לגיבוש צוות לעובדים שלכם, עשויה להתאים אווירה נינוחה יותר, המקדמת בניית מערכות יחסים ומעודדת השתתפות. כאשר אתה שוקל מה אתה רוצה להשיג, זה עוזר ליצור יעדים SMART. משמעות הדבר היא שיש לך שיטה לאמוד עד כמה האירוע מוצלח מבחינת השגת המטרות שלך.
תכנן מוקדם ותאציל
לעולם אל תנסה לתכנן אירוע ברגע האחרון; בדרך כלל, נדרשים מספר שבועות כדי לרכז הכל. ישנן מספר סיבות מדוע תכנון מוקדם הוא חובה.
- קל יותר להשיג את המקום הטוב ביותר לאירוע.
- אנשים נוטים יותר להיות מסוגלים להשתתף אם הם מקבלים הודעה רבה.
- רמקולים מרכזיים זמינים יותר.
- יש זמן פנוי להרכיב מצגות ולפרוץ מפגשים.
- יש יותר זמן לקדם את האירוע.
תכנון מוקדם חשוב גם מנקודת מבט של המשתתפים. קל יותר להקצות משימות בצורה יעילה, במקום להיראות סתם לזרוק אותן לאנשים, אם יש לך זמן לנהל נכון את תהליך האצלה. אתה גם נוטה יותר להקצות משימות לאדם הטוב ביותר אם אינך מושפע מלחצי זמן.
לתקשר לעתים קרובות וביעילות
כדי שהאירוע שלכם יצליח, תקשורת יעילה היא חיונית. למשל, אין טעם שכולם ידעו שדובר אורח ביטל אם האדם שאחראי להזמנת תחליפים אינו מודע לכך. אתה אולי לא חושב שזה יכול לקרות אי פעם, אבל תופתע עד כמה קל לכולם פשוט להניח שלאדם יש מידע מבלי שאף אחד ייקח את האחריות לספר לו. ישנן מספר דרכים שבהן תוכל להבטיח שהתקשורת עובדת.
- ארגן פגישות עדכון קבועות.
- השתמש בתיקיות משותפות שבהן ניתן לשמור מסמכי אירועים.
- השתמש בכלי ניהול פרויקטים אמין.
- אימייל עדכונים לצוות על בסיס יומי.
תכננו את התקשורת שלכם לפני שאתם מתחילים כך שכל מי שעוסק בארגון האירוע ידע למה לצפות.
אל תשכח את הפרטים
קל להיסחף עם התמונה הגדולה ולשכוח את הפרטים שעלולים לגרום לבעיות גדולות ביום האירוע. ישנם פרטים רבים ושונים שעושים את ההבדל; הנה כמה אפשרויות.
- ניהול משתתפים. זה יכול להיות מאוד קשה מכיוון שהמספרים יכולים להשתנות עד ליום האירוע. אתה רוצה לנסות להיות אדיב ככל שאתה יכול, במיוחד אם אתה מנסה לבנות קשרים עסקיים חדשים או להגדיל את בסיס הלקוחות שלך. ישנן דרכים שבהן תוכל להכיל משתתפים נוספים, כגון הוספת גמישות מסוימת במספרי הקייטרינג שלך ושימוש בפתרון כגון Stacking Chairs כדי לרכוש מקומות ישיבה שנמצאים בהישג יד לשימוש אך ניתן לאחסן אותם כדי לייעל את כמות המקומות הזמינים שטח – רצפה.
- ניהול טכנולוגיית האירועים שלך. מאפליקציית האירועים הנייד שלך ועד האודיו-ויזואלי שלך, חשוב לשתף פעולה עם ספקים שיתמכו בך במהלך האירוע שלפני, במהלך ואחרי האירוע שלך.
- קייטרינג לכולם. לא כולם מסוגלים לאכול את אותו האוכל. לדוגמה, משתתפים מסוימים עשויים לסבול מאלרגיה למזון או שהם יכולים לעקוב אחר תזונה צמחונית או טבעונית. ודא שאתה שואל על דרישות התזונה מראש.
- תכנון בעיות עם מציגים או דוברים. אינך יכול להרשות לעצמך שטחים ענקיים בתוכנית האירוע שלך אם רמקולים אינם זמינים ביום. חשוב שתהיה לך תוכנית מגירה למקרה שאתה מתמודד עם סוג זה של בעיה.
משוב חיוני
ישנן מספר דרכים בהן תוכל למדוד את הצלחתו של אירוע, כולל מספר הלידים החדשים שאתה יוצר או תוצאות סקר הצוות הבא. עם זאת, משוב צריך תמיד להוות חלק מההערכה שלך.
בקשו מהמשתתפים לענות על כמה שאלות לגבי דעתם על האירוע ולספק להם הזדמנות להעיר הערות נוספות. אתה אף פעם לא יכול באמת לדעת מה עבד טוב ומה לא היה מוצלח עד שאתה שואל את האנשים שהשתתפו. כלול סקרי סוף מפגש שהמשתתפים יכולים לקחת מיד לאחר הפריצה באפליקציית האירועים לנייד שלהם.
ביצוע השלבים הללו עוזר לארגן אירוע מוצלח הרבה יותר קל. אתה לוקח את הזמן לתכנן בצורה יעילה ואתה מתוגמל עם התוצאה הסופית לה קיווית.